リモート発表会・新年式ってどんな感じ？
2023.01.24
世界的に大流行したコロナにより、大人数での飲み会や交流、集まりといった機会が減り、「おうち時間」が一時期大ブームとなりました。そんな世の流れに沿って、成果発表会、新年式、会社説明会といったイベントをオンラインで行おうという動きが加速しました。
- どんな場所からでも参加でき、移動場所にしばられない。
発表会はスケジュールが被ることもしばしばあります。そんな時、オンライン化されていれば、同日に複数のイベントに参加できます。
- 発表者が一堂に会する必要がない
成果発表の紹介や社長など、多くの人が登場する際も、オンラインで繋ぐので、会場に移動する必要がありません。そのため、発表時間だけの出演になり、予定を組みやすくなります。
- 様々な表現で配信できる
ライブ配信だけに留まらず、事前に収録・編集した動画などを織り交ぜながら配信するなど、バラエティ豊かな配信も可能です。
- 関係者以外にも公開でき、発表の幅が広がる
場所の制限がないので、記者やメディア関係者だけでなく、実際に製品を愛用中の消費者などにも公開でき、いち早く情報を届けることができます。
Zoom、YouTube、Microsoft Teams
- Zoom
オンラインイベントで利用されるツールとしての認知度は非常に高く、「オンラインセミナー」「会社説明会」といったワードでのヒット率も非常に高いのが特徴です。
PCやスマートフォンを利用して手軽に複数人で打ち合わせができます。1ライセンス2700円(月間)で最大500名が画面越しながら一堂に会してやりとりできます。100名時間制限有なら無償での使用も可能です。コロナ禍突入後の2年間で急速に認知を拡大し、チャットや録画機能等手軽にオンライン記者会見できる機能を備えています。
- YouTube
ユーチューバーという新たなワードが生まれた、動画配信サービスとして世界的に親しまれているツールです。視聴だけなら登録なしでもできるため、不特定多数相手の配信には効果的です。一部の参加者を登録制にして質疑応答もできるようにすることも可能で、メディア関係者とその他の人々に異なる条件で参加してもらうこともできます。
- Microsoft Teams
マイクロソフトがコロナ禍をきっかけに、市場に大攻勢をかけて急激に普及しつつあるツールです。Officeと親和性が高いため、パワーポイントを見ながらの説明や共有がスムーズに行うことができます。Office 365を使っている企業なら、追加費用なしでオンライン記者会見に必要な機能を利用可能です。一部機能に制限はあるが、MacやLinux等Windows以外のデバイスでも使用に問題はありません。
オンラインイベントでは予期せぬトラブルが起こりがちです。特に通信環境が悪く、接続が上手くいかないといったトラブルが多く起こります。そのため、事前の念入りな準備が成功のカギとなります。あらかじめ準備をしておくことで、心にもゆとりが生まれ、スムーズな進行が行えるでしょう。
- 進行役を決めておく
誰がイベントを進めるのか、進行役を決めておく必要があります。進行役は、MCのように会話を進めたり、ゲームをする際はルール説明をしたりと、いわゆるホストのような役割を果たします。漠然としたオンラインイベントになることを防ぐため、仕切り役ははっきりさせておきましょう。
- 時間を決めておく
対面でのイベントは借りている場所の時間に制約があります。しかしオンラインイベントに時間の制約はないため、無駄に時間が延びがちです。そうなると聞き手の集中力が下がったり、満足度も下がるので、あらかじめタイムスケジュールをしっかり決めておきましょう。
- 通信環境やツールを確認しておく
オンラインイベントでよくあるのが、通信環境やデバイスなどの問題が発生し、なかなか入室できなかったり、途中で途切れてしまったりする人が出ることです。そのたびにイベントが中断すると盛り上がりに欠けるため、事前にどんな準備が必要かをメンバー全員に周知しておきましょう。
| 最後に |
弊社でもオンラインでの新年式運営のご依頼を承りました。数百名の社員の方が各地から配信を見ることができるようになったことで、場所の確保や会場費、交通費のコスト削減になり、新年式のハードルが下がりました。
また、大規模な会社ですと同じ内容を全社員の方が見ることで、社員全体が共通認識を持つことができ、新しい発想が生まれやすくなります。
